Privacy Policy del sito EvolutionFit

Gentile Utente, Caro Cliente,

di seguito sono fornite le informazioni relative al trattamento dei dati personali effettuato attraverso il nostro sito web www.evolutionfit.it (di seguito il “Sito“), o altrimenti effettuato in relazione ai nostri prodotti e servizi, ai sensi del Regolamento (UE) n. 2016/679 (di seguito il “Regolamento” o “GDPR“).  A seguito della intervenuta fusione per incorporazione di Evolution Fit S.r.l. in TeamSystem S.p.A. con efficacia dal 30 aprile 2023, il titolare del trattamento è TeamSystem S.p.A. (di seguito “TeamSystem”, “noi”, il “Titolare” o la “Società“) con sede legale in Via Sandro Pertini, 88, 61122 Pesaro, contattabile all’indirizzo privacy@teamsystem.com. Precisiamo che le informazioni relative al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito dell’applicazione “MyEvolutionFit” (sia nella versione mobile che web) sono contenute nell’apposita informativa consultabile al seguente link: https://www.evolutionfit.it/privacy-myevolutionfit/. Forniamo questa informativa non solo per adempiere agli obblighi di legge in materia di protezione dei dati personali previsti dal GDPR, ma anche perché crediamo che la tutela dei dati personali sia un valore fondamentale della nostra attività di impresa e vogliamo fornirti ogni informazione che possa aiutarti a tutelare la tua privacy e a controllare l’utilizzo che viene fatto dei tuoi dati.

Responsabile della Protezione dei Dati

Il Responsabile della Protezione dei Dati, che è la figura incaricata di sorvegliare che sia osservata la normativa in materia di trattamento dei dati personali, è disponibile per rispondere alle tue richieste su come trattiamo i tuoi dati e può essere contattato presso la sede della società all’indirizzo sopra riportato o all’indirizzo email dpo@teamsystem.com.

Categorie di dati personali trattati

Per consentire la conclusione e l’instaurazione del rapporto contrattuale con TeamSystem oppure quando visiti, consulti, richiedi o utilizzi i servizi e/o i prodotti di TeamSystem (inclusi quelli disponibili su questo Sito) raccogliamo e utilizziamo i tuoi dati personali (cioè qualsiasi informazione che è in grado di identificarti direttamente o indirettamente). In alcuni casi possiamo raccogliere i tuoi dati personali anche da altre società del gruppo TeamSystem o da banche dati pubbliche. Elenchiamo di seguito le categorie di dati personali trattate che ti riguardano:

• Dati identificativi, di contatto e di accesso, quali nome, cognome, indirizzo email, indirizzo postale, numero di telefono, credenziali di accesso ai servizi e/o prodotti forniti dalla Società;
• Dati di prodotto quali i dati relativi ai prodotti a te licenziati e/o servizi da te sottoscritti, comprese le informazioni contenute nei documenti gestiti attraverso il prodotto o il servizio;
• Informazioni per la fatturazione e dati di pagamento, quali eventuale Partita IVA, codice fiscale, indirizzo, ed eventualmente la ragione sociale;
• Dati di navigazione, quali dati relativi alla connessione, indirizzi IP, nomi a dominio ed altri parametri relativi al browser e al sistema operativo da te utilizzato;
• Dati di Utilizzo, ossia le informazioni generate nel contesto dell’utilizzo dei prodotti o dei servizi da te acquistati, sia in modalità  “in cloud”( cioè durante il tuo utilizzo online dei servizi del gruppo  TeamSystem) quali dati di log, dati relativi a licenze, installazioni e configurazioni, dati relativi a registrazioni effettuate, processi di interazione e di transazione, indicatori di prestazione, dati relativi a flussi di navigazione e visualizzazioni di pagine, utilizzo e conteggi di funzionalità.

Finalità del trattamento

Il trattamento delle categorie di dati personali di cui all’elenco che precede è effettuato dalla Società, nello svolgimento delle sue attività economiche e commerciali, per specifiche finalità, così come meglio descritto di seguito.

1. Finalità Contrattuali e di Legge
   1. Consentirti la navigazione sul Sito;
   2. Registrazione e gestione dell’account (ivi incluse eventuali verifiche dell’account e recupero delle credenziali dello stesso, ove previsto) e fruizione delle funzionalità connesse all’account stesso;
   3.  Esecuzione delle attività necessarie alla conclusione ed esecuzione del contratto ai fini della fornitura del servizio/prodotto da te richiesto o acquistato, anche tramite il Sito;
   4.  Gestione delle richieste relative a iscrizione a webinar ed eventi, richiesta di newsletter, formulazione di preventivi, elaborazione degli ordini;
   5.  Gestione di eventuali reclami e richieste, invio delle comunicazioni di servizio e aggiornamenti, sia tramite strumenti di comunicazione tradizionale quale la posta cartacea che tramite strumenti di comunicazione a distanza, quali email, chat, telefono, SMS, chatbot, banner, sistemi di notifica e altri strumenti di comunicazione a distanza;
   6. Attività di assistenza,  supporto all’utilizzo dei servizi da parte dei singoli Clienti o utenti e attività di formazione e di gestione delle richieste di assistenza. Per le attività di assistenza possono essere trattati anche i Dati di Utilizzo del prodotto; ad esempio, esaminando i flussi di navigazione dell’utente è possibile comprendere le ragioni di eventuali criticità nell’utilizzo di determinate funzionalità del prodotto;
   7. Adempimento degli obblighi derivanti dalla legge vigente, regolamenti o normativa comunitaria (es. obblighi fiscali e contabili) ovvero gestione e risposta a richieste provenienti dalle competenti autorità amministrative e fiscali oltre che dall’autorità giudiziaria.

Le finalità sopra elencate sono congiuntamente definite le “Finalità Contrattuali e di Legge” e non è richiesto un espresso consenso dell’interessato. La fornitura dei tuoi dati personali per le suddette finalità è necessaria e obbligatoria sicché, in caso di diniego, non potremo dare seguito al rapporto contrattuale con te e alla relativa fornitura dei servizi o prodotti richiesti.

2. Finalità di miglioramento del servizio e altre finalità non basate sul consenso 
   8. Svolgere attività di analisi e di ricerca rispetto ai prodotti e ai servizi forniti e all’utilizzo degli stessi da parte tua, per finalità di miglioramento e sviluppo dei prodotti e servizi medesimi. Nel rispetto del principio di minimizzazione tali attività verranno effettuate utilizzando i tuoi dati personali, solo se necessari, per garantire l’affidabilità e correttezza delle stesse, e provvedendo, ove possibile, alla anonimizzazione o aggregazione dei dati prima di utilizzarli;
   9. Valutare la soddisfazione da parte tua dei prodotti acquistati e dei servizi forniti da TeamSystem ovvero la risoluzione di eventuali difficoltà e problematiche relative all’utilizzo dei stessi: es. iniziative finalizzate ad aiutarti a utilizzare al meglio il prodotto o il servizio anche per prevenire eventuali disdette e per migliorare l’esperienza di utilizzo da parte degli utenti;
   10. Far valere e difendere i diritti della Società, anche nell’ambito di procedure di recupero crediti e di assegnazione dei crediti a società autorizzate, per valutare lo stato e l’affidabilità del cliente nonché per effettuare controlli ai fini della prevenzione e/o repressione di azioni fraudolente o dannose;
   11. Portare a termine una potenziale fusione, cessione di beni, cessione d’azienda, di ramo d’azienda o operazioni finanziarie comunicando e trasferendo i dati alla/e terza/e parte/i coinvolta/e;
   12. Eseguire attività di segmentazione della clientela basate su categorie non invasive di appartenenza, quali tra gli altri, la categoria professionale di appartenenza, la città/provincia/regione in cui ha sede, la tipologia di prodotto o di servizio acquistato o per il quale hai richiesto informazioni tramite il Sito. Tale attività di segmentazione potrebbe essere fatta anche su piattaforme di fornitori terzi, tramite attività di interconnessione con dati propri della piattaforma terza. In ogni caso, le comunicazioni per Finalità di Marketing saranno inviate nel rispetto dei consensi da te espressi ed in conformità con quanto indicato in questa informativa. In tale contesto, i dati potrebbero essere utilizzati anche per rilevare profili di clienti simili;
   13. Gestire le risorse informatiche del Titolare, ivi incluse infrastrutture, siti web ed apparati tecnologici, per assicurare la continuità del servizio e garantire la sicurezza IT (es. per prevenire hacking o effettuare verifiche in caso di attacchi).

Le descritte attività di trattamento non necessitano del tuo specifico consenso essendo basate sul legittimo interesse del Titolare previsto dall’art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR. Ad ogni modo, in conformità al GDPR, la Società ha svolto un approfondito bilanciamento di interessi finalizzato a proteggere e garantire la privacy e i diritti fondamentali degli interessati.

1. 3. Finalità di Marketing
      14. con il tuo consenso, per inviarti aggiornamenti su novità e offerte commerciali di prodotti e servizi offerti da TeamSystem anche, previa interconnessione dei Dati di Utilizzo e analisi del tuo comportamento sia rispetto alla navigazione del Sito che, più in generale, all’utilizzo dei servizi e prodotti offerti da TeamSystem (nel rispetto dei consensi espressi per l’acquisizione di tali dati) ovvero per invitarti a partecipare a eventi, condurre ricerche di mercato o altre iniziative commerciali sia tramite canali di comunicazione tradizionali quali la posta cartacea o la telefonata da parte di un operatore che tramite strumenti di comunicazione automatizzati quali email, chat, messaggi (SMS e altri messaggi istantanei), chatbot e altri strumenti di comunicazione a distanza;
      15. con il tuo consenso, per comunicare i tuoi dati personali ad altre società del gruppo TeamSystem e/o , per l’invio di comunicazioni di marketing e per altre iniziative promozionali secondo le modalità di comunicazione e le finalità indicate alla precedente lettera n);
      16. per inviare via email, ai sensi dell’articolo 130, comma 4 del Decreto Legislativo 196/2003 (“Codice Privacy”), comunicazioni di marketing su servizi o prodotti analoghi a quelli oggetto del contratto concluso con TeamSystem fermo restando che, in qualsiasi momento, avrai la possibilità di opporti all’invio di tali comunicazioni.

Il trattamento dei tuoi dati per le “Finalità di Marketing” non è obbligatorio. E’ pertanto necessario il tuo preventivo consenso che la Società chiederà di volta in volta nelle forme più opportune per ciascuna delle attività sopra descritte, salva la possibilità di inviare via-email comunicazioni relative a prodotti e servizi analoghi a quelli da te utilizzati come previsto dall’art. 130, comma 4 del Codice Privacy (al quale potrai, comunque, opporti in qualsiasi momento). In ogni caso, potrai in qualsiasi momento opporti al trattamento per Finalità di Marketing attraverso le modalità indicate nella sezione Diritti degli Interessati. In ogni caso, qualora tu voglia cessare di ricevere le nostre comunicazioni commerciali, puoi utilizzare il link di disiscrizione disponibile in calce alle nostre comunicazioni commerciali ricevute via posta elettronica. In questi casi, TeamSystem conserverà i dati personali minimi necessari per registrare la tua rinuncia ed evitare di contattarti nuovamente.

Comunicazione, diffusione e trasferimento dei Dati

Nel rispetto del principio di finalità e minimizzazione, i tuoi dati personali possono essere comunicati ai seguenti soggetti terzi che svolgono attività funzionali a quelle relative al prodotto o servizio di TeamSystem acquistato, quali: (a) terzi fornitori di servizi di assistenza e consulenza per la Società con riferimento alle attività dei settori (a titolo meramente esemplificativo) tecnologico, contabile, amministrativo, legale, assicurativo, (b) società del gruppo TeamSystem, (c) nei casi in cui il rapporto contrattuale preveda l’intervento di partner commerciali, la Società potrà condividere alcuni dei tuoi dati personali con i propri distributori, rivenditori e i partner facenti parte della catena di distribuzione dei prodotti e servizi del gruppo TeamSystem; (d) banche e istituti di credito; (e) società di recupero crediti; (f) soggetti ed autorità pubbliche il cui diritto di accesso ai tuoi dati personali è espressamente riconosciuto dalla legge, da regolamenti o da provvedimenti emanati dalle autorità competenti; (g) potenziali acquirenti della Società ed entità risultati dalla fusione o ogni altra forma di trasformazione riguardante la Società; (h) banche dati pubbliche e sistemi informativi di informazioni creditizie.

Per le Finalità di Marketing, i tuoi dati personali potranno essere comunicati anche a soggetti terzi e partner commerciali incaricati delle campagne di marketing svolte per conto della Società o delle altre società del gruppo TeamSystem.

Tali destinatari, a seconda dei casi, trattano i tuoi dati in qualità di autonomi titolari, responsabili o incaricati del trattamento. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i dati in qualità di responsabili del trattamento è disponibile dietro semplice richiesta a privacy@teamsystem.com.

Trasferimento dei tuoi dati personali fuori dal territorio comunitario

Fatto salvo quanto sopra, i tuoi dati personali potranno essere liberamente trasferiti all’interno del territorio comunitario. Tuttavia, laddove, per le finalità indicate, la Società avesse necessità di trasferire i tuoi dati personali fuori dall’Unione europea verso Paesi non considerati adeguati dalla Commissione europea (es. Stati Uniti), la Società adotterà le misure necessarie a proteggere i tuoi dati personali, nel rispetto delle garanzie di legge, ai sensi della normativa applicabile e in particolare degli articoli 45 e 46 del GDPR.

Nel caso in cui desideri ricevere ulteriori informazioni in merito alle garanzie in essere e richiedere una copia delle stesse, puoi contattare privacy@teamsystem.com.

Modalità del trattamento dei dati

I tuoi dati personali sono trattati dalla Società con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la tua riservatezza tramite misure di sicurezza tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato.

Tali trattamenti hanno luogo presso la sede della Società e/o presso i Responsabili esterni del trattamento che effettuano il trattamento per conto della Società.

Con riferimento ai Dati di Utilizzo e di navigazione, nel rispetto delle finalità descritte e, ove necessario, del tuo espresso consenso, le attività di analisi possono essere effettuate anche mediante interconnessione dei tuoi dati relativi ai differenti prodotti e servizi da te acquistati dalle società del Gruppo TeamSystem, con l’acquisizione dei Dati di Utilizzo e di navigazione, sia con riguardo ai prodotti installati presso macchine del Cliente (c.d. “on premises“), generati in locale nel contesto dell’utilizzo dei prodotti e/o servizi di TeamSystem, sia per quelli “in cloud”, ossia durante l’utilizzo online dei servizi stessi. Per le statistiche di utilizzo la Società si avvale di strumenti che consentono la raccolta dei Dati di Utilizzo. Tali strumenti possono comportare la raccolta di informazioni generate in locale nel Prodotto utilizzato tramite comunicazione con i tuoi sistemi o l’accesso a tali informazioni. Con specifico riferimento alla raccolta “in cloud” dei Dati di Utilizzo, tra gli altri, la Società utilizza strumenti analitici per la raccolta, la misurazione e l’analisi dei Dati di Utilizzo e Dati di navigazione allo scopo di capire, ottimizzare e migliorare l’utilizzo del Sito e dei nostri prodotti (es. strumenti di Web e customer analytics, querying e dashboarding).

Inoltre, per le finalità sopra descritte, sempre nel rispetto dei consensi da te espressi, potremmo interconnettere i dati relativi alla tua navigazione sul Sito con dati che tu stesso ci hai fornito, compilando un form sul Sito.

Per maggiori informazioni su cookies e strumenti di tracciamento utilizzati nel sito e al relativo trattamento dei tuoi dati di Navigazione, puoi consultare la nostra cookie policy qui.

Conservazione dei dati

I dati saranno conservati per il periodo di tempo necessario al perseguimento delle finalità per cui tali dati sono stati raccolti, come affermato in questa informativa. In ogni caso, i seguenti termini di conservazione si applicheranno con riferimento ai trattamenti dei dati per le finalità riportate di seguito:

1. 1. • per le Finalità Contrattuali i dati vengono conservati per un periodo pari alla durata della fornitura dei servizi da te richiesti e per i 10 anni successivi (periodo in cui matura la prescrizione per l’eventuale responsabilità contrattuale fatta valere dal cliente contro TeamSystem, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile;
   2. • per le Finalità di Marketing i dati vengono conservati per un periodo pari a 24 mesi dalla data in cui il consenso viene prestato ovvero rinnovato in occasione dell’acquisto di un nuovo prodotto o servizio offerto da TeamSystem oppure dalla data dell’ultimo contatto con te da intendersi, tra gli altri, la partecipazione ad un evento della Società, la fruizione di un prodotto o servizio fornito dalla Società o l’apertura di una newsletter (congiuntamente definiti l’”Ultimo Contatto”);
   3. • per le ulteriori finalità basate sul legittimo interesse i dati vengono conservati, nel rispetto del principio di minimizzazione e fatti salvi i diritti di cancellazione e opposizione al trattamento da parte dell’interessato, in conformità con la data retention policy adottata da TeamSystem, per un periodo non superiore alla durata della fornitura dei servizi da te richiesti, salvo i casi in cui, a fronte di contestazioni e/o reclami, vi sia la necessità da parte della Società di conservare i tuoi dati personali le finalità di difesa (lettera j) per i 10 anni successivi (periodo in cui matura la prescrizione per l’eventuale responsabilità contrattuale di TeamSystem) ovvero, in presenza di un contenzioso, la ulteriore conservazione sia dipesa dalla durata stessa del contenzioso o da specifiche richieste dell’autorità procedente.

Diritti degli interessati

In relazione al trattamento dei dati descritto nella presente informativa, puoi esercitare in ogni momento i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-21) ivi inclusi:

1. 1. • ricevere conferma dell’esistenza dei tuoi dati personali e accedere al loro contenuto (diritto di accesso);
   2. • aggiornare, modificare e/o correggere i tuoi dati personali (diritto di rettifica);
      • chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione), fatto salvo un prevalente interesse pubblico o un obbligo legale della Società alla conservazione degli stessi;
      • opporti al trattamento, compresa la profilazione (diritto di opposizione), fatta salva l’esistenza di un prevalente motivo legittimo della Società alla prosecuzione del trattamento;
      • revocare il consenso, ove prestato, alle attività di marketing;
      • fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l’interessato che ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il presente regolamento ha il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione. In Italia detta autorità di controllo è rappresentata dal Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it);
   3. • ricevere una copia in formato elettronico dei dati personali che ti riguardano, per trasferirli a te stesso o ad un diverso fornitore di servizi, nelle ipotesi in cui la Società effettui il trattamento di tali dati sulla base del tuo consenso o sulla base della circostanza che il trattamento è necessario per la fornitura dei servizi da te richiesti ed i dati sono trattati attraverso strumenti automatizzati (diritto alla portabilità dei dati).

Ai sensi dell’articolo 2-terdecies del Codice Privacy, in caso di decesso i diritti anzidetti riferiti ai tuoi dati personali possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio, o agisce a tua tutela in qualità di mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione. Puoi vietare espressamente l’esercizio di alcuni dei diritti sopraelencati da parte degli aventi causa inviando una dichiarazione scritta alla Società all’indirizzo di posta elettronica indicato sotto. La dichiarazione potrà essere revocata o modificata in seguito nelle medesime modalità.

Per esercitare i diritti in materia di protezione dei dati personali in ogni momento e gratuitamente è possibile scrivere all’indirizzo privacy@teamsystem.com oppure rivolgersi al Responsabile della Protezione dei Dati, che è contattabile inviando una richiesta all’indirizzo dpo@teamsystem.com.

Nel contattare la Società, accertati di includere il tuo nome, email/indirizzo postale e/o numero/i di telefono per essere sicuro che la tua richiesta possa essere gestita correttamente.

Modifiche e aggiornamenti

La presente informativa può essere soggetta a variazioni anche in conseguenza di eventuali modifiche e/o integrazioni normative. Le modifiche saranno notificate in anticipo e il testo dell’informativa costantemente aggiornato sarà disponibile sul sito web www.evolutionfit.it.